Onderdelen kopen makkelijk gemaakt
Regionalbus Leipzig GmbH bestelt haar onderdelen digitaal.
Regionalbus Leipzig GmbH bestelt haar onderdelen via het werkplaatsbeheer-programma COSware rechtstreeks via de OMNIplus eShop. Dit is mogelijk dankzij een nieuwe bestelinterface.
Thomas Schirm, Hoofd van de afdeling Technologie bij Regionalbus Leipzig, heeft ruim 160 voertuigen op vier locaties en drie werkplaatsen onder zijn hoede. Voor het openbaar vervoer worden vrijwel alle reparaties aan de bussen geheel zelf uitgevoerd. Een betrouwbare levering van originele onderdelen is daarbij van essentieel belang. Daarom heeft Schirm zijn werkplaatsbeheer-programma COSware digitaal gekoppeld aan de OMNIplus eShop. Zo verloopt de aanschaf van onderdelen een stuk eenvoudiger en efficiënter.
“Om onderdelen in de OMNIplus eShop te kopen, moest men vroeger telkens via een browser eerst de juiste onderdelen zoeken”, herinnert Thomas Schirm zich. Vervolgens moesten ze heel omslachtig worden aangemaakt in de stamgegevens van COSware en als gegenereerd pdf-bestand naar Daimler Buses worden gemaild. Bij de fabrikant moest dit vervolgens weer handmatig in het bestelsysteem worden ingevoerd. Er waren dus maar liefst twee analoge interfaces nodig om te kunnen bestellen – snel en eenvoudig is anders.
Pilotproject met grote uitwerking.
Het was dan ook goed dat de OMNIplus ON commerce experts Thomas Schirm benaderden om met hem als testklant de integratie van een nieuw, elektronisch bestelproces op te zetten en uit te testen. “Samen met Daimler Buses besloten we dat we als testklant voor de OMNIplus eShop wilden meedoen aan deze digitale bestelinterface. Toen hebben we meteen ook COSware aangeschaft.” Met deze driekoppige opstelling is het project “eProcurement” in een zeer korte tijd met succes geïmplementeerd.
Onderdelen bestellen met één druk op de knop.
“Het hele bestelproces is met eProcurement van OMNIplus een stuk overzichtelijker geworden”, stelt Thomas Schirm tevreden vast. Hij wikkelt samen met een collega de technische inkoop af. En hoe werkt dat nou precies? “Het is heel simpel: met één druk op de knop”, vertelt het afdelingshoofd blij. “Men komt direct via COSware bij de onderdelenzoekfunctie terecht en importeert het winkelwagentje vervolgens via de interface in het COSware-programma. En klaar!
En ook bij Daimler Buses wordt de bestelling direct in het bestelsysteem geïmporteerd en wordt dit daar meteen digitaal verwerkt. “Dat functioneert geheel vlekkeloos. Het lijkt alsof je met één systeem werkt”, bevestigt Schirm. Een ander voordeel: dankzij de voertuigdocumentatie zijn verkeerde bestellingen praktisch onmogelijk en is de beschikbaarheid van onderdelen in één oogopslag te zien. Uiteraard wordt de bestelling ook meteen digitaal bevestigd. “Zo kan er niets meer misgaan. Ik krijg meteen actieve feedback”, vertelt hij.
Het lijkt alsof je met één systeem werkt.
Thomas Schirm, Hoofd Technologie bij Regionalbus Leipzig
Snelle implementatie door experts.
Zo'n bestelproces digitaliseren, dat vergt zeker veel inspanning? Thomas Schirm blijft ontspannen: “De implementatie verliep enerzijds via COSware en anderzijds via OMNIplus ON. Het was alsof ze elkaar in het midden troffen: zoals bij tunnelbouw, alleen dan virtueel. Zelf hoefden wij weinig te doen en de samenwerking met de experts van OMNIplus ON, die snel ter plaatse waren als er aanpassingen nodig waren of in geval van problemen, verliep altijd ontzettend goed.”
Zelf kostte de omschakeling ons weinig inspanning.
Thomas Schirm, Hoofd Technologie bij Regionalbus Leipzig
En de kosten? “We moesten weliswaar een nieuwe COSware-licentie aanschaffen, maar verder was het voor ons erg voordelig”, aldus Schirm. Omdat Regionalbus Leipzig als een van de eerste klanten van OMNIplus ON commerce meedeed aan het pilotproject, hoefden wij geen opstartkosten te betalen. Na een eerste testrun in een testsysteem was "Dag X" eind november 2021 aangekomen: het moment waarop we zijn overgestapt op het productieve systeem. “Sindsdien loopt alles als een tierelier - en ons e-procurement is nu volledig digitaal.” Eind goed, alles digitaal! Als u geïnteresseerd bent in een eProcurement-implementatie, neem dan contact op met COS op het volgende contactadres: omniplus-eprocurement@cosonline.de
